プロジェクトの成功に欠かせないコミュニケーション管理を解説するよ！
相手や状況に合わせた手段の使い分けがポイントだよ。
概要
プロジェクト関係者（チーム・顧客・ステークホルダー）間の情報共有を効率的に行うためのプロセスです。
プロジェクトの成功には「正しい相手に、正しいタイミングで、正しい手段で」情報を届けることが不可欠です。
方法の評価（Communication Methods）
目的や状況に応じて、最適なコミュニケーション方法を選ぶ必要があります。
| 方法 | 特徴 | 使用例 |
|---|---|---|
| インタラクティブ （双方向） | 即時フィードバックが可能 | 会議、チャット、電話、ビデオ会議 |
| プッシュ型 （一方向送信） | 受信者が必ず読むとは限らない | メール、通知、メモ |
| プル型 （閲覧方式） | 必要なときに取りに行く | Wiki、ポータル、文書共有システム |
コミュニケーションの分類（同期・非同期 / 公式・非公式）
コミュニケーションは以下の4つの特性の組み合わせで整理されます。
- 同期（Synchronous）: リアルタイムで行われる対話（例：対面会議、電話、ビデオ会議など）。即時の意思決定が必要な場合に最適。
- 非同期（Asynchronous）: 時間差がある対話（例：メール、チャット、共有ドキュメントなど）。自分のタイミングで確認でき、記録に残る。
- 公式（Formal）: 形式的な記録（例：プロジェクト計画書、ステータスレポート、契約書など）。
- 非公式（Informal）: カジュアルなやり取り（例：雑談、即席の相談など）。
コミュニケーションの管理（Manage Communications）
情報の流れが滞らないよう、計画に基づいて継続的にモニタリング・調整を行います。
- 進捗レポート、定例会議、議事録の共有
- フィードバックの収集と反映
- 誤解・情報漏れ・伝達ミスの防止策を講じる
- 3つのコミュニケーション伝達方法（インタラクティブ／プッシュ／プル）の違いを説明できること。
- プロジェクトの規模、メンバー構成、および時差などの環境要因に合った適切なツール選定理由が問われる。
関連模擬問題
【問1】
質問: グローバルな拠点が参加したプロジェクトで緊急性を要する問題が発生し、迅速で正確な対応が必要になったため、各拠点と直ちに情報を共有したいと考えています。拠点間の時差は最大3時間の範囲であり、現在はどの拠点も営業時間内です。このときのコミュニケーション手段として、最もふさわしいものは、次のうちどれですか。
選択肢:
- A. FAXを各拠点に送付する
- B. 音声会議を行う
- C. eメールを一斉配信する
- D. インスタントメッセージを各拠点に送付する
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正解は B です。
解説: 音声会議とは、テレビ会議や電話会議など、離れた拠点間で音声を通じて行う会議のことです。英語ではVoice Conferenceといいます。設問のように営業時間内で迅速かつ正確に情報を伝達するには、直接会話するコミュニケーション手段である音声会議が最適です。 eメールやFAXのようなプッシュ型のコミュニケーションでは、特定の受信者に必要な情報を配布できますが、意図した相手に届いたか、あるいは理解されたかは保証されません。 インスタントメッセージは、リアルタイムに簡単なメッセージをやり取りできるコミュニケーションツールですが、離れた拠点間で簡単な質問をするのには適していますが、設問のように迅速かつ正確に情報を伝達するには、直接会話するコミュニケーションの方が適しています。
【問2】
質問: プロジェクトは様々な地域からオンラインでメンバーが参加しており、プロジェクトマネージャーはエンゲージメントのレベルを測定したいと考えています。このとき、使用するツールとして、最もふさわしいものは、次のうちどれですか。
選択肢:
- A. 対面ミーティング
- B. チャットミーティング
- C. リアルタイム調査
- D. ホワイトボード
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正解は C です。
解説: 様々な地域からオンラインでメンバーが参加しているプロジェクトでエンゲージメントのレベルを測定するには、リアルタイム調査が最も適しています。クラウドサービスを利用して、エンゲージメントを測定するサーベイを実施するのが一般的です。 対面ミーティング、チャットミーティング、ホワイトボードでは、エンゲージメントレベルを測定することはできません。